Antes de dar continuidade a essa matéria queria parar, para fazer uma reflexão.

É sabido que num Condomínio, em condições normais de pressão e temperatura, suas despesas Ordinárias estão compostas da seguinte forma:

• Despesas com Pessoal | 70%
• Demais despesas | 30%

Admitindo-se que os Condomínios fizeram sua lição de casa, bem feita, na elaboração do deu Orçamento para 2020, todos os contratos de prestação de serviços foram exaustivamente negociados, portanto estão com seus preços bem ajustados; todas as demais despesas foram analisadas e seus volumes foram devidamente adequados às necessidades do Condomínio.

Portanto, diante desse cenário pouco se tem a fazer na busca de resultados expressivos. Mas considerando um grande esforço por parte do Síndico, vamos admitir que ele consiga uma redução média de 20% nas Demais despesas, o que seria, nessas condições, um excelente resultado. Estaríamos falando de uma redução de apenas 6% nas Despesas Ordinárias, consequentemente algo em torno de 3,5% /4% do total das despesas.

Continuando a matéria, podemos concluir, num primeiro momento, tratar-se de um esforço cujo resultado se mostra inexpressivo, uma redução de 4% na cota condominial não poderá ser responsável por uma eventual queda no índice de inadimplência de um Condomínio.

Todas as orientações que tenho lido levam o Síndico a realização de um processo de negociações e cortes de despesas com pouca representatividade em relação ao total das despesas necessárias à manutenção do Condomínio que não justificariam uma redução na cota condominial, consequentemente não resolvendo a questão do aumento da inadimplência.

Algumas das sugestões que temos encontrado, dizem respeito, por exemplo:

• Suspensão e/ou rescisão de alguns contratos de prestação de serviços | aqui entramos na nossa relação 70/30, esses contratos fazem parte daqueles 30% das despesas que comentamos na nossa reflexão, poderá ser possível ter uma redução aqui, mas não objetivando uma consequente redução na cota que justifique;
• Negociação dos valores dos contratos com prestadores de serviço | vide item anterior, exatamente o mesmo conceito;
• Suspender a arrecadação do Fundo de Reservas | estamos falando de algo em torno de 3,5% a 5% da arrecadação ordinária. Aqui a questão é que estamos falando no corte de uma fonte de recursos importante que poderá fazer falta para cobertura de despesas que podem ser essenciais num momento de crise como essa que estamos vivendo;
• Corte de despesas do dia a dia …. papelaria; cópias; impressão de comunicados e etc. | essas então nem se fala, devem representar zero vírgula qualquer coisa do total das despesas, totalmente imaterial.

Também tenho lido a respeito de sugestões e ou solicitações que condôminos tem feito aos Síndicos tendo como objetivo a redução da cota condominial. Vou comentar apenas as mais comuns:

• Suspensão/Redução da cota condominial durante o período da crise… | aqui as formas de compensação são as mais diversas, passando naturalmente pelo uso do Fundo de Reservas; Fundo de Obras/ Benfeitorias bem como, pelo uso das Provisões para Férias e 13º salário, tratam-se de propostas totalmente fora de contexto, por exemplo as provisões terão que ser usadas necessariamente ao longo desse exercício, logo terão que sair de algum lugar, quanto ao Fundo de Reservas, já comentamos sobre isso.
• Conceder desconto para pagamentos em dia e/ou suspender o pagamento de juros e multa para pagamentos feitos com atraso | aqui já entramos no campo da ilegalidade, não obstante a imaterialidade dos resultados;
• Redução no quadro de colaboradores | aqui sim seria possível uma redução significativa, por outro lado ia gerar uma despesa de rescisão também significativa, trata-se de uma ação a ser realizada com visão de médio pra longo prazo, que não é o caso em questão cujo resultado tem que ser de curtíssimo prazo – pra ontem; além, é claro, de questões legais que precisam ser bem avaliadas.

Claro que com esse cenário de incertezas com relação ao tempo desse processo de confinamento; com relação a uma possível recessão e suas consequências; o desemprego batendo na porta; a redução atual da renda das pessoas …. | um processo de inadimplência é muito provável.

Considerando todas as análises feitas até agora, com relação a redução de despesas, podemos considerar que não temos uma solução visando a redução da cota condominial objetivando a prevenção de um possível aumento da inadimplência???

A resposta é sim, não temos uma solução se considerarmos aquelas medidas para obtenção de uma redução significativa da cota condominial para baixar a inadimplência.

Por outro lado, fazendo uso de várias daquelas propostas com um outro objetivo mais estratégico teremos como mitigar os riscos financeiros do Condomínio causados por um eventual aumento do índice de inadimplência, com a formação de um bom estoque financeiro.

Agora é o momento de se fazer uma revisão estratégica do orçamento do Condomínio como um todo, elaborando uma peça orçamentária de curtíssimo prazo que permita a formação de um estoque financeiro visando combater os efeitos de um eventual aumento da inadimplência.

Não podemos admitir que os Condomínios estejam com seus orçamentos majorados a tal ponto que numa negociação com os fornecedores de apenas 30% das suas despesas Ordinárias se consiga um resultado suficiente para baixar a cota de tal sorte que venha a mitigar o surgimento do aumento da inadimplência.

Diante desse cenário o que é possível ser feito para mitigar esse risco que pode trazer sérios problemas, de curto prazo, aos Condomínios?

Uma solução seria a montagem de um orçamento emergencial, de curtíssimo prazo, objetivando atravessar a crise sem que o Condomínio venha enfrentar sérios problemas financeiros.

Para isso seria recomendado montar uma peça orçamentária geradora apenas dos recursos necessários e essenciais para manter o Condomínio em condições operacionais. E como fazer isso considerando as despesas já projetas no orçamento? | esquecendo tudo que foi feito e começar da estaca zero.

Então podermos fazer uso de uma ferramenta adotada pelas empresas quando precisam melhorar seus resultados no curto prazo | a elaboração do orçamento base zero – OBZ:

Podemos fazer uso de uma ferramenta adotada pelas empresas quando precisam melhorar seus resultados no curto prazo | a elaboração do orçamento base zero – OBZ:

• O Orçamento Base Zero é uma metodologia
  diferente da tradicional, já que projeta receitas e despesas sem considerar os
  exercícios anteriores.
• A ferramenta permite que o Síndico tenha
  condições de organizar e controlar melhor os gastos do Condomínio, eliminando a
  ocorrência de folgas no orçamento – as famosas “gordurinhas”.
• A principal diferença com relação ao
  orçamento tradicional é que o OBZ não considera informações como a média de
  despesas dos últimos anos, orçando individualmente cada uma das despesas
  necessárias para o Condomínio.
• Na elaboração do OBZ, cada atividade deve
  ser separada detalhando os gastos previstos, reduzindo, dessa forma, a
  ocorrência de desperdícios e foco em atividades (reformas/manutenções) que não
  tenham aderência a atual estratégia do Condomínio.

Com o OBZ, o Condomínio tem um plano financeiro estratégico que será utilizado como estimativa de entradas e saídas ao longo de um determinado período de tempo.

Sabe aquele serviço pago todo mês, que ninguém sabe para que serve? Este é geralmente um efeito do Orçamento Histórico, que vai replicando despesas de ano para ano e que o Orçamento Base Zero (OBZ) surge como a solução perfeita para os cortes.

Uma boa dica na elaboração do OBZ é usar a Regra de Pareto:
quais são os 20% das ações, a serem tomadas, que vão gerar 80% das melhorias nos resultados para o Condomínio?

O primeiro passo é encontrar quais são os 20% das contas que representam 80% das despesas realizadas no Condomínio. Desta forma é possível concentrar os esforços, realizando um menor volume de análise, mas obtendo melhores resultados.

Algumas dicas:

• Corte o excesso de peso. A comparação com a mala de viagem é perfeita para entender o OBZ. Se você vai para a praia, para que levar cachecol e luvas? Muitos Condomínios carregam muitas Despesas na bagagem sem necessidade.
• As decisões precisam de embasamento. Todas as atividades e Despesas do Condomínio devem ser questionadas. Mesmo atividades/despesas que pareçam essenciais podem ser considerados desnecessários sob uma perspectiva estratégica.
• O desafio é manter o Condomínio funcionando normalmente, sempre buscando as menores Despesas possíveis.
• Evitar cortes gerais em uma mesma proporção, algo como “reduzir em 5% as despesas de manutenção”. Em algumas atividades essenciais (elevadores, por exemplo), as despesas com manutenção podem até ser elevadas, enquanto em outras consideradas de baixa prioridade ou desnecessárias, devem ser totalmente eliminadas.
• Despesas com Pessoal: independente do tamanho do Condomínio, os Gastos com Pessoal são umas das despesas mais representativas (70 a 75%). E quanto maior o Condomínio, mais ineficiente vai se tornando a alocação de pessoas. Nestas horas, a aplicação do OBZ pode auxiliar a encontrar áreas do Condomínio que estão com necessidade de pessoal e ao mesmo tempo, colaboradores subutilizados. Lembrando que aprimorar a eficiência de Gastos com Pessoal não significa apenas reduzir o quadro (demitir), mas sim alocar os recursos humanos do Condomínio de forma mais adequada e eficaz.

É preciso entender o atual Cenário Econômico, levando em consideração fatores como a volatilidade do mercado financeiro como um todo e a dinâmica das mudanças no comportamento dos condôminos.

Já definimos a ferramenta orçamentária que vamos utilizar, então vamos elencar a principal premissa as ser considerada nessa revisão orçamentária:

• Diminuir as despesas ao máximo, focando apenas no estritamente necessário – estabeleça o quanto pretende atingir de despesa e foque na obtenção desse resultado. Vale lembrar que o condomínio, nesse período já não está mais do mesmo tamanho:
  • As áreas comuns de lazer foram interditadas: piscina; quadras (tênis/squash/basquete); salão de festas; brinquedoteca; salão de jogos; bares da quadra e da piscina e churrasqueira e academia;
  • Alguns espaços das áreas comuns também foram interditados: os caminhos para as quadras; para a piscina; para o s. de festas; para a brinquedoteca e para a academia;

Agora vamos para análise de cada linha orçamentária das despesas e fgora vamos para análise de cada linha orçamentária das despesas e fundamentar sua necessidade ou não, ou seja, se vamos mantê-la e negociar seu valor; se vamos suspendê-la ou simplesmente eliminá-la:

• Manutenção dos Elevadores: despesa necessária e essencial | deve ser mantida e o valor do contrato deve ser negociado;
• Manutenção do Gerador: despesa necessária e essencial | deve ser mantida, mas a sua forma e valor devem ser modificados. Deverá ser solicitada uma revisão geral no gerador e a partir daí cortar as visitas mensais e manter somente o atendimento emergencial;
• Manutenção dos Motores dos Portões: despesa necessária e essencial | deve ser mantida, mas a sua forma e valor devem ser modificados. Deverá ser solicitada uma revisão geral nos motores e a partir daí cortar as visitas mensais e manter somente o atendimento emergencial;
• Manutenção CFTV: despesa necessária e essencial | deve ser mantida, mas a sua forma e valor devem ser modificados. Deverão ser cortadas as visitas mensais e manter somente o atendimento emergencial;
• Manutenção dos Jardins: despesa necessária e essencial | deve ser mantida, mas a sua forma e valor devem ser modificados. Considerando que parte dos jardins estão nas áreas interditadas, as visitas deverão passar de mensais para bimensais e o valor do contrato deverá ser negociado;
• Manutenção Equipamentos de Ginástica: despesa necessária, mas não essencial | considerando que a academia está interditada esse contrato deverá ser suspenso e/ou cancelado;
• Administradora: despesa necessária e essencial | esse contrato deverá ser totalmente renegociado:
  • Despesas adicionais deverão ser eliminadas | cartório; cópias; correio; pastas de prestação de contas;
  • Valor do contrato | dever ser negociado;
• Consumo de energia | desativar iluminação de todos os locais interditados; desativar iluminação dos espaços de áreas comuns interditadas;
• Material de Limpeza: despesa necessária e essencial | fazer uma análise das quantidades a serem compradas considerando o total das áreas interditadas (diminuir significativamente a frequência de limpeza nesses locais) e o aumento da frequência de limpeza das áreas essenciais (elevadores e piso térreo);
• Monitoramento Eletrônico: despesa necessária, mas não essencial | esse contrato deverá ser suspenso e/ou cancelado;
• Despesas com Pessoal: despesa necessária e essencial | Essa rubrica merece uma atenção especial, não dá para estabelecer uma receita de bolo. Aqui vamos nos deparar com uma variedade enorme de situações e para cada uma deverá ser adotada uma medida, mas na dosagem certa. Teremos caso de Condomínios que todos os recursos humanos são próprios, mas tem um quadro superenxuto e, portanto, não há o que fazer. Teremos Condomínios que todos os recursos humanos são próprios, mas tem um quadro que pode sofrer alterações até por conta da interdição de áreas comuns – pessoal de limpeza por exemplo. Seja como for aqui é necessário um estudo bem aprofundado até mesmo, pelo fato da Portaria 936/20 estar em processo de adaptação podendo acarretar problemas não previsíveis.

A conclusão de todo esse processo trará ao Condomínio, com certeza, uma redução do montante de suas despesas.

Como já comentamos, não será suficiente para provocar uma redução da conta condominial necessária para mitigar um aumento da inadimplência, mas será suficiente para a formação de um estoque financeiro que, poderá auxiliar o Condomínio no cumprimento de suas obrigações mensais.

A minha recomendação é que essa revisão orçamentária, com a ferramenta OBZ (orçamento base zero), seja feita para o período de maio a dezembro de 2020, dadas todas as incertezas pelas quais estamos passando com a pandemia do COVID-19.

Claro que existem técnicas para a montagem de um OBZ, mas para a simplicidade da estrutura financeira de um condomínio basta o entendimento do conceito básico dessa ferramenta | esqueçam tudo o que foi feito e partam do zero.

Uma dica seria estabelecer um limite de despesa que você (Síndico) entenda ser o mínimo necessário para manter a operação do Condomínio e trace o OBZ (orçamento base zero) tendo esse montante como objetivo a ser alcançado e tenha foco nisso.

Também recomendo que a decisão da montagem e definição da escolha do que deverá ser feito seja “top down”, não estamos montando um OBZ numa empresa departamentalizada, onde a participação de cada departamento é fundamental na montagem do OBZ.

Um Síndico, um bom Síndico, deve conhecer o Condomínio como ninguém, portanto, sabe exatamente onde poderá correr mais risco e onde deverá ser mais conservador. É nessa hora que temos que mostrar a que viemos – “é a hora que as crianças choram e as mães não escutam”.

Costumo comparar essa situação a de uma corrida | o pessoal do BOX (Conselho num Condomínio) deve orientar o piloto (Síndico) alertando sobre o consumo de gasolina (situação das despesas), alertando sobre a temperatura dos freios (o ânimo dos condôminos), mas quem conhece mesmo o carro, quem define os limites de velocidade para a entrada e saída de cada curva (o planejamento financeiro; a gestão de cada conta) é o piloto (o Síndico).

Também recomendo não mexer no valor da cota condominial, mantendo a mesma que foi estabelecida para suportar o volume de despesas não negociadas nesse processo. Lembrando que não estamos fazendo todo esse processo para definir uma nova cota condominial, mas sim objetivando a construção de um estoque financeiro que auxilie o Condomínio a suportar um eventual aumento da inadimplência.

Ressalto que toda essa minha tese está fundamentada tendo como base aqueles condomínios que estão com seus orçamentos bem ajustados, contratos bem negociados, quadro de pessoal bem compatibilizado com as necessidades e despesas super ajustadas, sem as famosas gordurinhas ou travas financeiras – as famosas “outras despesas”, colocadas uma em cada rubrica.

Já num condomínio com uma estrutura orçamentária mais “pesada” com prestação de serviços mais elitizados, quadro de funcionários mais específicos, a redução das despesas com a utilização do OBZ pode ser bem significativa, que até poderá justificar uma redução da cota condominial, embora eu não recomende.

Estou me referindo a serviços do tipo | recreação; segurança; personal trainer para a academia e etc… E a estrutura de RH com manobrista; manutencista; auxiliar de escritório e etc. Essas despesas, num momento como esse, incluindo o confinamento, são totalmente dispensáveis e de alto valor.

Entretanto um condomínio com esse perfil, provavelmente não terá tanto problema com aumento da inadimplência, são condomínios de um padrão classe média alta para alta, formados por condôminos com padrão financeiro mais adequado para suportar esse período de quarentena.

A seguir apresentamos os resultados obtidos num Condomínio que administramos. Aquele Condomínio já estava com suas despesas bem alinhadas, e com um quadro de pessoal bem enxuto, no limite.

Neste quadro, demonstramos cada uma das despesas que tiveram os valores reduzidos por conta das negociações realizadas. O resultado até que foi expressivo de 36% de redução. Esse resultado foi possível porque aqueles fornecedores também estavam passando por processo semelhante de ajustamento de suas despesas.

A seguir estamos mostrando o reflexo daquela negociação dentro do grupo de contas – Ordinária – na apuração dentro do grupo tirando a folha de pagamento o reflexo foi de 18,05%, já dentro do total do grupo cai para 5,2%. Exatamente como havíamos comentado na nossa reflexão no início desta matéria.

A seguir um demonstrativo com 100% das despesas, ordinárias e demais, onde aquele desconto cai para 3,6%, ou seja, uma cota condominial que era de R$2.136,05 cairia para R$2.059,20.

Uma redução de apenas 3,6% que em nada contribuiria para a prevenção de um quadro de aumento da inadimplência, mas que poderá contribuir de forma substancial para a formação de um estoque financeiro para contornar suas consequências, quando olhamos para uma economia mensal de R$2.632,77.

Esses Demonstrativos, propositadamente, foram feitos mantendo-se todas as demais linhas inalteradas, ou seja, sem o resultado da elaboração do OBZ, para que ficasse claro que o resultado obtido seria muito baixo, inexpressivo para justificar uma redução da cota condominial para evitar um aumento da inadimplência.

A seguir mostramos o resultado efetivo da aplicação do Orçamento Base Zero – OBZ, já considerando os valores atualizados das negociações realizadas.

Se considerarmos que esse nosso orçamento foi projetado para o período de maio a dezembro/20, estamos falando de um período de 07 meses, o que daria um estoque financeiro total de R$18.429,39 (R$2.632,77 X 7) – 3,95 vezes o valor total das despesas negociadas, que representam 76% das despesas ordinárias desconsiderando a Folha e as despesas de consumo.

Considerando agora a economia total com o OBZ teremos a formação de um estoque financeiro de R$20.110,09, no período. Podem verificar que as despesas desse condomínio estavam muito bem balanceadas, tivemos pouca margem de redução.

Podem observar, também que não mexemos na arrecadação do Fundo de Reserva. Esse condomínio tem um bom estoque financeiro nessa rubrica, apesar de ter acabado de fazer uso de uma boa parte por conta de um problema nos elevadores. Hoje ele tem alguma coisa próximo de 45% da arrecadação mensal.

Também não mexemos na Manutenção Predial. Esse fundo começou a ser formado há pouco tempo, mas já tem um estoque financeiro de aproximadamente 15% de uma arrecadação mensal.

Aqui a estratégia foi clara, manter essas arrecadações como se estivéssemos aumentando a Provisão para Inadimplentes, estamos falando aqui de um percentual de 5,69% ao mês, além dos estoques financeiros que hoje montam em 60%, aproximadamente, de uma arrecadação mensal.

Nesses dois casos seria necessária a aprovação Assemblear, o que seria praticamente impossível nesse momento de confinamento. Assim numa situação de emergência, recomendamos obter a anuência do Conselho Fiscal e fazer uma boa comunicação aos Condôminos, informando, inclusive, que todo o processo será base para ratificação numa próxima Assembleia.

Aqui recomendo, também, que seja feita uma prestação de contas a cada movimentação desses Fundos, deixando bem transparente o que está sendo feito e porque.

Essa operação mais a redução que conseguimos nos dá tranquilidade para enfrentar um eventual aumento de inadimplência que poderá vir a ocorrer nesse período.

Para finalizar, não existe certo nem errado nesses diferentes modos de enxergar e administrar o Condomínio. Nesse momento, o que existe é a escolha de ferramentas adequadas que podem nos levar a atingir, da melhor forma possível, nosso objetivo sem que tenhamos que dispor de um esforço para chegar num resultado que poderá não ser satisfatório.

Outro fator relevante nesse processo de gestão estratégica também seria já estar pensando no médio prazo – exercício de 2021 – mas agir no curtíssimo prazo e já estabelecer as bases para o Orçamento de 2021.

Não podemos desconsiderar o fato que o Mundo pós COVID-19, não será mais o mesmo, muitas coisas vão mudar, como o trabalho a distância; reuniões virtuais, o uso da tecnologia será indispensável.

Vamos ter que repensar no business chamado Condomínio.

Resolvi escrever esse artigo objetivando compartilhar as experiências que tivemos no Condomínio que administro e que estão dando super certo.

Claro, que nem tudo que fizemos aqui poderá ser aplicado de forma generalizada em todos os Condomínios, aí entra o famoso jargão – “cada caso é um caso”, mas com certeza muitas das coisas que foram feitas poderão ser copiadas e outras adaptadas a realidade de cada Condomínio.

Vou trazer toda experiência que tivemos no dia a dia do Condomínio desde o fatídico dia 26/02/2020, quando tudo começou, até os dias de hoje.

Assim que começaram as notícias sobre a chegada do coronavírus ao Brasil, me reuni com o Gerente Predial com o objetivo de verificar:

• Tudo o que tínhamos de material de limpeza em estoque;
• Escala de limpeza do Condomínio;
• Mapeamento de todos os locais que deveríamos blindar colocando álcool gel à disposição dos condôminos.

Mapeadas todas as informações de imediato tomamos as seguintes providências:

Material de Limpeza

Solicitamos à Administradora que fizesse uma cotação de emergência (queria o resultado em 01 hora no máximo) para a compra dos seguintes materiais:

• Água sanitária;
• Álcool Gel 70º;
• Álcool normal 70º;
• Luvas para uso na limpeza (EPI);
• Máscaras descartáveis;
• Dispenser para álcool;
• Porta toalhas;
• Papel toalha;
• Sabão.

Providenciamos a compra desses materiais para um período de quatro meses, acreditando que até lá as coisas estariam melhor e que também os estoques nos fornecedores também estariam normalizados.

Obs.: as máscaras foram compradas para serem fornecidas para o Condômino, no caso de vir a ficar contaminado.

Instalação dos equipamentos de Higienização

De posse dos materiais demos início ao processo de instalação, orientei o Gerente Predial que tudo deveria estar pronto em 01 dia – instalações e abastecimento.

Locais que foram definidos, nesse primeiro momento:

• Elevadores de serviço;
• Elevadores Sociais;
• Entrada de pedestres;
• Entrada da Guarita;
• Entrada do Vestiário dos colaboradores;
• Entrada da unidade do Gerente Predial;
• Entrada da Academia;
• Entrada da Quadra de Squash;
• Churrasqueira;
• Bar da Piscina;
• Bar do Tênis;

Escala de limpeza/higienização das áreas comuns

Aí demos início ao estabelecimento de adequar a escala de limpeza para essa nova realidade e ficou determinado que:

• Os elevadores limpar/higienizar 02 vezes na parte da manhã e mais 02 vezes na parte da tarde;
• O corredor da área de serviço do andar térreo limpar/higienizar 02 vezes na parte da manhã e mais 02 vezes na parte da tarde;
• A academia limpar/higienizar 03 vezes na parte da manhã e mais 02 vezes na parte da tarde;
• A guarita limpar/higienizar 02 vezes na parte da manhã e mais 02 vezes na parte da tarde, os controladores de acesso deverão higienizar todos os equipamentos na guarita (teclado; botoeiras; interfone; telefone; mesa e cadeira) a cada troca de turno.
• Piscinas, limpar/higienizar 02 vezes na parte da manhã e mais 02 vezes na parte da tarde todas as mesas e espreguiçadeiras, os condôminos deverão higienizar os equipamentos que usaram ao se retirarem da área das piscinas;
• Banheiros limpar/higienizar 03 vezes na parte da manhã e mais 03 vezes na parte da tarde;

Durante todo esse processo mantivemos contato direto com os Condôminos explicando tudo o que estava sendo feito, os motivos e mais que isso, o que cada um deveria fazer quanto ao processo de higienização.

Também soltávamos comunicados sempre que saia alguma notícia relevante na imprensa a respeito da então epidemia.

Todo esse processo aconteceu entre o dia 26/02/2020 e 29/02/2020.

Com a rápida expansão do vírus nesse curto espaço de tempo e considerando as várias recomendações do Ministério Público tomamos novas medidas, e mais radicais, no Condomínio, já a partir do dia 03/03/2020 em diante.

Com relação as áreas comuns

Interditamos por prazo indeterminado as seguintes áreas comuns:

• Salão de Festas;
• Brinquedoteca;
• Quadra de Squash;
• Quadra de tênis
• Academia;
• Churrasqueira;
• Piscina;
• Bares da Quadra de Tênis e Piscina;
• Sala de Jogos.

Com relação ao acesso de terceiros ao Condomínio

• Suspendemos todas os eventos sociais (S. Festas e Churrasqueira) que estavam agendados;
• Suspendemos todos os serviços de manutenção preventiva, exceto as manutenções nos elevadores e gerador;
• Suspendemos todas as obras/reformas programadas para as unidades privativas;
• Proibimos a entrada de “personal trainer” e massagistas que atendiam os condôminos;
• Passamos a monitorar a entrada de visitantes nas unidades privativas, com estatística da quantidade de pessoas/unidade;
• Estabelecemos procedimento de higienização para os entregadores de modo geral: carteiros; alimentos; encomendas; tintureiro e etc..;

Uso dos elevadores

• Soltamos comunicado orientando os condôminos e demais moradores como deveriam usar de forma adequada os elevadores | uma pessoa de cada vez e no caso de familiares poderia ser mais de um viajante.
• Colocamos placas orientando esse procedimento em todos os elevadores do Condomínio.

Higienização

Intensificamos nosso processo de limpeza nas áreas mais críticas, levando em consideração a interdição de várias áreas no Condomínio, dessa forma:

• Os elevadores limpar/higienizar 03 vezes na parte da manhã e mais 03 vezes na parte da tarde;
• O corredor da área de serviço do andar térreo limpar/higienizar 03 vezes na parte da manhã e mais 03 vezes na parte da tarde;
• A academia | interditada;
• A guarita limpar/higienizar 03 vezes na parte da manhã e mais 03 vezes na parte da tarde, os controladores de acesso deverão higienizar todos os equipamentos na guarita (teclado; botoeiras; interfone; telefone; mesa e cadeira) a cada troca de turno.
• Piscinas | interditada;
• Banheiros limpar/higienizar 03 vezes na parte da manhã e mais 03 vezes na parte da tarde;
• Halls de Serviço limpar/higienizar 03 vezes por semana;
• Escadas de emergência limpar/higienizar 03 vezes por semana;
• Entrada social limpar/higienizar 03 vezes na parte da manhã e mais 03 vezes na parte da tarde;
• Bares em geral | interditados.

Moradores com mais de 60 anos de idade

Fizemos um levantamento das unidades com moradores com mais de 60 anos e para esses casos:

• Halls de Serviço limpar/higienizar diariamente 02 vezes ao dia;
• Hall Social embora seja privativo (01/andar) limpar/higienizar diariamente 01 vezes ao dia;

Colaboradores do Condomínio

Considerando que eles entram e saem do Condomínio diariamente ao longo das 24 horas do dia e que, na sua maioria, fazem uso de transporte público para vir ao trabalho, estabelecemos os seguintes procedimentos:

• Deverão vir trabalhar com suas roupas pessoais e colocar o uniforme no Condomínio;
• Ao chegarem no Condomínio, deverão tomar banho antes de colocar o uniforme | providenciamos um kit higiene para cada um dos nossos colaboradores;
• Deverão higienizar seus armários logo após o uso;
• Separamos um kit alimentação para cada um, que deverá ser higienizado antes e após as refeições;
• O vestiário e a copa deverão ser higienizados a cada movimentação de pessoal (local de alto risco);
• Todos deverão usar equipamentos de EPI;
• Os condôminos e demais moradores foram terminantemente proibidos de acessarem fisicamente os Colaboradores. Todo o contato com eles deverá ser feito através dos equipamentos disponíveis no Condomínio | interfone; telefone comum; celular; e-mail e whatsapp.

Coleta do Lixo

Ainda pensando na questão do isolamento alteramos os procedimentos de recolhimento do lixo:

• Estabelecemos procedimentos padrão para todos, sobre o acondicionamento dos lixos orgânicos; recicláveis e vidros;
• Definimos os sacos de lixo padrão de 60 litros;
• Para evitar problemas de estoque nas unidades privativas, compramos um estoque para quatro meses e estamos distribuindo, gratuitamente, aos condôminos quantidade para cada 50 dias (01 fardo para cada unidade);
• Orientamos como os lixos deveriam ser acondicionados nos sacos e como os sacos deveriam ser colocados nas lixeiras dos andares;
• Estabelecemos os horários que os sacos deveriam ser colocados nas lixeiras e os horários de coleta.

Espaço para exercício físico

Considerando a condição “sine qua non” do confinamento, estabelecemos que a quadra de tênis poderia ser usada para uma caminha diária, entretanto para isto foram estabelecidos os seguintes procedimentos:

• A quadra teria que ser utilizada por um condômino de cada vez, exceto no caso de membros de uma mesma família que poderiam utilizar juntos;
• O tempo de utilização é de 01 hora por condômino; residentes e membros de uma mesma família;
• A quadra só poderá ser utilizada para caminha e corrida, todas as demais atividades estão proibidas;
• As pessoas com mais de 60 anos terão prioridade sobres os demais nos horários da manhã, por conta da temperatura ser mais adequada;
• O acesso à quadra deverá ser cercado de todos os cuidados de higienização possível, considerando que tem dispensers com álcool gel por todo o caminho;
• Para o acesso à quadra deverá ser feito agendamento junto a portaria, que vai controlar a quantidade de pessoas; a higienização e o tempo de uso.

Dessa forma conseguimos diminuir um pouco o stress do confinamento.

Correspondências e Encomendas

Considerando a preocupação em blindar ao máximo os nossos colaboradores proibi que qualquer objeto fosse acomodado na Guarita, incluindo correspondências; remédios e pequenas encomendas.

Por conta disso criamos dois espaços especiais para o tratamento daqueles itens:

Área de recepção

Foi criada uma área para a recepção e acomodação daqueles itens tão logo chegassem ao Condomínio;

Na troca de turno o controlador de acesso tem que levar todos os itens para o Centro de Encomendas e Triagem, que também foi criado.

Centro de Encomendas e Triagem

As correspondências são separadas entre as que necessitam de protocolo e as que não. As que não necessitam, já são encaminhadas para entrega | são deixadas no hall social das unidades. As que necessitam são colocadas numa mesa específica e é preparado o protocolo para que o condômino e/ou morador possa pegá-la e assinar o livro de protocolo | processo criado para evitar o contato físico com os colaboradores;

As encomendas são separadas por unidade e aqui também é feito o protocolo de entrega nos mesmos moldes das correspondências e com o mesmo objetivo.

Grupos de Comunicação

Por conta do rigor do confinamento resolvemos estabelecer a possibilidade dos condôminos e demais moradores poderem conversar de uma forma mais agradável e com a formação de grupos de convivência. Aqueles mesmos grupos que existiam antes:

• A turma do tênis;
• A turma do squash;
• A turma da piscina;
• A turma da academia;
• A turma do poker;
• A turma do churrasco;
• Etc.

Passamos um comunicado orientando de que forma poderiam fazer isso e quais eram as ferramentas disponíveis no mercado.

1. Whatsapp – permite que até quatro pessoas possam se reunir e estabelecer contato simultâneo;

• FACE TIME – para os usuários da Apple, permite que até 32 pessoas possam se reunir e estabelecer contato simultâneo;

• Zoom – aplicativo que usamos para reuniões com Conselho Fiscal e Administradora, permite que até 100 pessoas possam se reunir e estabelecer contato simultâneo, aqui tem um limitado de tempo que é até 40 minutos, isso na versão gratuita.

Claro que existem outras ferramentas no mercado, mas essas são as que costumo usar no meu trabalho e optei por fazer essas indicações. Inclusive tem vários vídeos ensinando como usar, um que eu gosto muito e recomendei é o da Marilia Guimarães do Entendendo o Iphone, tem um vídeo dela que fala exatamente desses três aplicativos e como utilizá-los, é ótimo.

Administrando a crise

Claro que tínhamos que mudar alguns dos procedimentos que vínhamos utilizando evitando o contato físico e tentando manter as atividades do Condomínio.

Comitê de Crise

A primeira coisa que foi feita foi a criação desse grupo. Escolhi a dedo as pessoas que eu gostaria que participassem para dar credibilidade nas ações que seriam tomas. Dela fizeram parte: 01 médico que já vinha me assessorando em muitas das providências que adotamos; 01 engenheiro que inclusive trabalha na SABESP e a esposa também é da área da saúde, é dentista e 01 o mais respeitado membro do Conselho Fiscal, um dos condôminos mais antigos do Condomínio que é extremamente respeitado por todos.

Para esse Comitê criamos vários canais de comunicação por conta da necessidade de se ter que tomar uma decisão de emergência, por exemplo.

Grupo no Whatsapp;
Zoom – conference call; e Celular.

Também se estabeleceu que a condição de acionamento do grupo seria sempre diante da necessidade de se tomar alguma decisão de combate a crise.

Conselho Fiscal

 Da mesma forma aqui também implantamos a comunicação através dos mesmos aplicativos do Comitê.

De cara fizemos uma reunião dando ao Síndico (eu neste caso) total autonomia para a realização das despesas e investimentos necessários ao combate do COVID-19. Essas despesas e investimentos seriam aprovadas por eles a posteriori e ratificadas em Assembleia, se necessário.

Estabeleceu-se também que, na medida do possível, deveria ser seguido o Regulamento, Convenção e etc., mas que se fosse necessário passar por cima desses instrumentos que eu teria total liberdade e apoio deles para fazer.

Também, por conta do confinamento, passamos a nos reunir sempre que necessário para compartilhar as decisões mais críticas.

Administradora

Da mesma forma aqui também implantamos a comunicação através dos mesmos aplicativos do Comitê.

Fizemos uma reunião de alinhamento por conta das mudanças de procedimentos internos de atendimento deles e dos processos do dia a dia do Condomínio.

Gerente Predial e Colaboradores

Mantenho contato diário e por várias vezes ao dia com o nosso Gerente Predial e discutimos o dia a dia do Condomínio a cada dia, todos os dias da semana. Esse contato é fundamental para que tudo que foi implantado funcione perfeitamente.

Eu brinco com ele e digo que eu sou o General de Gabinete e ele o General do Campo de batalha, e que os soldados que estão nessa guerra nos defendendo estão subordinados diretamente a ele.

Pra falar com os colabores, que nessas circunstâncias é fundamental eu fiz um vídeo e passei pra eles

Comunicação Interna

Claro que diante de toda essa situação era de fundamental importância estar bem alinhado com os condôminos e demais residentes do Condomínio.

Sabia que ia ter problemas, como estou tendo, mas que também acabaria contando com o apoio da grande maioria, o que também está acontecendo.

Criei uma Lista de Transmissão específica e tudo o que foi feito, planejado e executado foi e está sendo passado pra todos, indistintamente, para os que estão colaborando e para os que estão criando caso.

Tenho recebido um apoio absurdo da grande maioria que tem colaborado com tudo que fizemos e me mandando várias sugestões do que pode ser feito no Condomínio diante dessas circunstâncias que estamos vivendo.

Questões de ordem administrativa em geral

Assembleias – estão suspensas, felizmente não temos nada pendente. Meu mandato vai até março de 2021 e a Previsão Orçamentária para 2021 já foi aprovada. Aqui fazemos a AGO em dezembro de cada ano e respeitamos o exercício de janeiro a dezembro de cada ano.

Gestão do Síndico – logo no início da crise esse assunto foi discuto com Conselho e passado para todos os Condôminos e não tivemos nenhum problema.

Colaboradores – todos foram devidamente orientados desde o início da crise e estão tendo uma atuação perfeita e também não temos nenhum deles na faixa de risco.

Comunicação – todos os condôminos e residentes foram informados que adotaríamos todas as medidas necessárias para a preservação de todos usando de todas as prerrogativas que tínhamos:

Financeira – gastar o que fosse necessário, com prestação de contas futura;

Legal – teríamos como base o Código Civil Art.: 1336 e 1341; a Constituição Federal 13.979/20 Art.: 5º e 6º.

Senhores Síndicos, como costumava dizer um grande amigo baiano quando estávamos jogando tênis e chegava na hora de definir um set – “essa é a hora que as crianças choram e as mães não escutam”, portanto tomem as decisões que tiverem que ser tomadas, sem se preocupar com isso ou com aquilo, com esse ou com aquele, lembrem sempre que temos obrigações legais a cumprir e podemos ser responsabilizados por omissão.

Claro que não estou incentivando que tomem decisões absurdas e tempestivas, mas:

• Se tiverem que interditar áreas comuns para proteger os condôminos, interditem;
• Se tiverem que gerar despesas para aquisição de bens e materiais necessários à proteção dos condôminos, gerem.
• Não se intimidem diante de ameaças do tipo vou te processar e etc…

Lembrem-se que faz parte das nossas obrigações legais defender os interesses do condomínio.

Espero poder ter contribuído com todos passando a experiência que estamos tendo em nosso Condomínio.

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Que Deus nos proteja a todos e nos guie como Síndicos a tomar todas as decisões necessárias visando o bem estar de todos.